Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuente de la historia.
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital:
*Archivo de Gestión
*Archivo Central
* Archivo Histórico
ARCHIVO DE GESTIÓN
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los Archivos de Gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO HISTÓRICO
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos por donación, deposito voluntario, adquisición o expropiación.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
PRINCIPIOS PARA LA ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Principio de Procedencia:
Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Principio de Orden Original:
Establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Clasificación documental:
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series, asuntos y/o temas).
Ordenación documental:
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Valoración Documental:
Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Depuración:
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Descripción Documental:
Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta
Foliación:
Acción de numerar hojas.
Digitalización:
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Microfilmación:
Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
TABLA DE RETENCIÒN DOCUMENTAL
Es un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
A pesar de ser de obligatorio cumplimiento la elaboración y aplicación, pretende agilizar los procedimientos de producción, tramite y consulta de los documentos, permitir a la administración logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna en el servicio a los usuario internos y externos.
TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
Es el listado de asuntos o temas a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Serie Documental:
Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Subserie:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tipo Documental:
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formatos y contenido distintos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categorías diplomática.
Transferencias Documentales:
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las TRD y de TVD vigentes. Para ello se emplea el F.U.I.D.
OTROS NOMBRES QUE RECIBEN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN:
ESPAÑA: CALENDARIO DE CONSERVACIÓN.
BRASIL: TABLA DE TEMPORALIDAD.
ARGENTINA: TABLA DE PERMANENCIA.
REFLEXION:
Para lograr los objetivos propuestos debemos trabajar en equipo.
Artículo 289: Establece la obligación de la entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos, so pena de multas sucesivas.
Artículo 337: El Estado en los asuntos Nacionales, Departamentales y Municipales, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.
LEY 80 DE 1989
Crea el Archivo General de la Nación como el ente rector para fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
CONSTITUCIÓN NACIONAL
La Constitución Política Nacional regula el tema de los archivos en los siguientes artículos:
8 – 15 – 23 – 63 – 71 - 72 – 74 – 95.
8: Obligación del Estado en proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
15: Derecho a la intimidad personal y familiar y a su buen nombre. El Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
23: Derecho de las personas a presentar peticiones respetuosas a las autoridades.
(Ley 1437 de 2011 – Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) Vigencia julio 2012.
Título II – Derecho de Petición (art. 13 al 33) Declarados Inexequibles por la C.C. Sentencia C-818/11 con efecto diferido al 2014 - Requiere de una Ley estatutaria)
63: Los bienes de uso público…, el patrimonio arqueológico y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura..
72: El patrimonio cultural de la nación está bajo la protección del estado. (Ley Gral. Cultura 397/97 art. 4)
74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley.
95: Son deberes de la persona y del ciudadano:
- 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.
LEY 734 DE 2002
Código Único Disciplinario
Artículo 34. Son deberes de todo servidor público:
5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
ARCHIVO DE GESTION
PROTEGER EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE NUESTRA CIUDAD
ES NUESTRO DEBER
VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS
Disciplinariamente 5 Años
Fiscalmente 10 Años
Civilmente 10 Años
Penalmente 20 Años
Por Ley 80 /93 Art. 55: Prescripción de la responsabilidad contractual:
Disciplinariamente 10 Años
Civilmente
20 Años
Penalmente
LEY 190 DE 1995
(Anticorrupción)
Artículo 79: Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley. (Art. 23 - 74 CN)
LEY 527 DE 1999
Mensaje de Datos/Comercio Electrónico
Autoriza el uso de nuevas tecnologías: Mensajes de datos, Comercio electrónico, Firma digital, Sistemas de información.
LEY 594 DE 2000
Regula la función archivística del Estado.
Se aplica a la Administración Pública en todos sus niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
Articula el SNA.
Categorizan los archivos en Colombia.
Establece la obligatoriedad de conformar los archivos públicos.
Establece que la Administración pública debe garantizar las instalaciones necesarias para el funcionamiento de los archivos.
Obligatoriedad de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos (Secretaria General)
Capacitar a los funcionarios.
Elaborar PGD, utilizando nuevas tecnologías y soportes.
Formación de los archivos (ciclo vital del documento (AG. AC. AH).
Obligatoriedad de elaborar y adoptar las TRD.
Acceso y consulta de los documentos.
Control y Vigilancia (AGN, Procuraduría y Contraloría).
Título IX - Archivos privados.
ACUERDOS DEL CDAG
47/00 - Acceso a los documentose información.
48/00 - Conservación preventiva y restauración documental.
49/00 - Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
50/00 - Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
56/00 - Acceso a los documentos públicos.
60/01 - Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales.
38/02 - Responsabilidad del S.P. frente a los documentos y archivos. (FUID)
39/02 - Procedimiento elaborar y aplicar TRD.
41/02- 15/03 - Reglamenta la entrega de documentos de entidades que se liquiden fusionen o privaticen. (Art. 20 Ley 594/00).
42/02 - Criterios para organizar los A.G.
02/04 - Lineamientos básicos para organizar fondos acumulados.
CIRCULARES
04/03 AGN y DAFP - Organización Historias Laborales.
12/04 – Orientaciones cumplimiento circular
004 / 2012 “Censo de Archivos e Inventario Documental relacionados con la Atención a Víctimas del Conflicto Armado en Colombia” (Ley 1448/11)
Directiva Presidencial No.04 del 3 abril 2012
“Directrices Política Cero Papel en la Administración Pública”.
005 / 2012 AGN. “Recomendaciones para llevar a cabo Procesos de Digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel”
Dcto. 3666 de 2004 – Min-cultura:
“Día Nacional de los archivos en Colombia”.
LEY 872 / 2003 Crea el SGC en la Rama Ejecutiva
Decreto 4110 /04 - Adopta la
NTCGP: 1000:2004 – 2009
Numeral 4.2. Gestión Documental
(Control de documentos y registros).
Decreto 1599 de 2005 - Por el cual se adopta el MECI 1000:2005
3 Subsistemas: Control de Gestión.
3 Componentes: Información, Elementos:
Primaria, Secundaria y Sistemas de información.
LEY 1409 DE 2010
"Por el cual se reglamenta el ejercicio
Profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras Disposiciones”
Artículo 3°. De los profesionales de la "Archivística". Se entiende por profesionales de la archivística y están amparados por la presente ley, los profesionales técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales universitarios que hayan recibido título de formación en programas archivísticos en Instituciones de Educación Superior, cuyo título corresponda a los niveles señalados en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales vigentes en materia de educación superior.
DECRETO - LEY 0019 de 2012
“Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración Publica”.
Art. 13. Atención Especial a Infantes, Mujeres Gestantes, Personas en Situación de Discapacidad, Adultos Mayores y Veteranos de la Fuerza Pública. Todas las entidades del Estado o particulares que cumplan funciones administrativas, para efectos de sus actividades de atención al público, establecerán mecanismos de atención preferencial a infantes, personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública.
Suprime entre otros documentos:
-Certificado de supervivencia – A partir de julio 2012.
-Certificado judicial.
-Las declaraciones extra juicio se eliminan para los trámites que se adelanten ante las cajas de compensación familiar.
-A partir del 1 junio /12, los contratos estatales se publicaran en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) - En consecuencia, se elimina el Diario Único de Contratación.
-Se elimina la publicación de las convocatorias a licitación. En adelante, se informará mediante tres avisos, en la página web de la entidad contratante y en el Secop.
-La asignación de citas médicas y de odontología no podrá superar los tres días.
-Las historias clínicas que conserven las entidades en liquidación deberán entregarse a los usuarios, en un plazo máximo de dos meses.
-El tiempo de entrega de los medicamentos se reduce a 48 horas.
-Todos los formularios serán gratuitos. Las entidades que los exijan para sus trámites deberán estar disponibles a través de mecanismos electrónicos. El decreto otorga tres meses de plazo para cumplir con esta orden.
-Las autenticaciones para los actos de funcionarios o particulares con funciones administrativas.
Los documentos privados también se presumirán auténticos, excepto los relacionados con poderes especiales y las actas de las asambleas de accionistas, juntas de socios y Los que deban registrarse ante las cámaras de comercio.
-Las autoridades tampoco podrán rechazar solicitudes por errores de ortografía, mecanografía o aritméticos. Además, se suprime el requisito de la huella dactilar en todo documento, trámite o actuación.
DECRETO No. 2482 / 2012
“POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACIÓN DE LA PLANEACIÓN Y LA GESTIÓN”
Busca que el Estado Colombiano planifique de manera integral. Para ello ha involucrado: La Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, El Dpto. Nacional de Planeación, Archivo General de la Nación, Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, Ministerio de las TICS y la Agencia Nacional de Contratación Pública.
DECRETO No. 2482 / 2012
El DAFP podrá ajustar la metodología del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, cuando lo considere necesario en coordinación con las entidades mencionadas.
El Reporte de Avance de la Gestión de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional se deberá efectuar a más tardar el 30 de julio de 2013.
El Ministerio de las TICS será el encargado de elaborar la herramienta en línea que contenga el Formulario Único.
El monitoreo, control y evaluación estará a cargo del MECI.
DECRETO No. 2578 / 2012
"Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".
- Conforma los Consejo Territoriales, Comité Interno de Archivo.
- Establece el Sistema Integral de Archivos Electrónicos SINAE – (Archivos Electrónicos en el Estado).
- Integración del S.N.A. A otros Sistemas: (Sistema Nacional de Cultura, de Ciencia y Tecnología, formación para el trabajo, de Patrimonio Nacional).
- Regula la Evaluación de los documentos de Archivo (valoración y eliminación).
- Planes de Acción de los Archivos Territoriales. Se deben involucrar las funciones de los Consejos Territoriales.
- Regula: Los inventarios documentales, la eliminación de documentos.
- Regula archivos de entidades privadas reguladas por el estado.
- El AGN desarrollara el proyecto de creación de la Red Nacional de Archivos mediante el uso de las tecnologías de la Información.
- 6 meses de plazo a las entidades territoriales para ajustarse a la presente norma.
DECRETO No. 2609 / 2012
“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”.
- Se aplica a cualquier tipo de información que se produzca y/o reciban las entidades públicas.
- La Gestión Documental es transversal y está bajo la Coordinación de los Secretarios Generales a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.
- Regula etapas de la Gestión Documental:
* Creación = Producción documental.
* Mantenimiento = Integridad estructural del documental.
* Difusión = Acceso, Consulta, Recuperación, Clasificación y Visualización del documento
* Administración = Todas las operaciones relativas a los documentos dentro del PGD.
- Instrumentos Archivísticos: para un Programa Gestión Documental.
* Cuadro de clasificación.
* TRD
* Programa de Gestión Documental. PGD
* Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
* Inventario Documental.
* Modelo requisitos para la gestión de documentos Electrónicos.
* Banco de Términos.
* Mapa de procesos, flujos documentales, funciones unidades administrativas.
*Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicable a los documentos.
- Publicación del PGD en la Web de la entidad – Gobierno en línea.
- El AGN regulara la gestión de los documentos Electrónicos.
- El AGN cuando lo considere pertinente podrá realizar visitas de Inspección y vigilancia.
NORMATIVA MUNICIPAL
(Alcaldía de Santiago de Cali)
* Decreto 674/00- Conforma Comité de Archivo Alcaldía.
* Decreto 0094/03- Establece lineamientos para organizar los archivos de gestión.
* Decreto 0850/04 – Ordena la adopción y difusión de las TRD en la Administración Central.
* Instructivo Organización A.G.
* Decreto 0420/06- Conforma el Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali.
* Decreto 0654/11 – Adopta el Sistema de Gestión Documental Orfeo, que remplazará el Sistema QAP en la Administración Central Municipal”.
ACUERDO MUNICIPAL No.161 / 2005
“POR MEDIO DEL CUAL SE DISPONE LA OBLIGATORIEDAD DEL DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL Y DESCENTRALIZADAS DEL MUNICIPIO DE CALI”.
“El
ser humano y la sociedad necesitan de la memoria y del recuerdo
para edificar un futuro. Sin
documentos, no funcionarían los Estados, la gente no podría hacer
valer sus derechos y las generaciones venideras perderían la
oportunidad de interpretar el mundo a su manera”.
Decora tu casa naturalmente con colores luminosos, espacios amplios y buena distribución.
Para crear un espacio coherente, escoge muebles que le den elegancia y calidez a tu hogar, ubícalos de tal forma que no queden muy juntos y con accesorios de los mismos colores, por ejemplo, un cojín rojo en uno de los muebles que esté alineado con las tonalidades de los individuales del comedor. Inclínate por los mobiliarios de bases gruesas, duraderos y resistentes.
Utiliza telas variadas y atractivas para los tapizados de los muebles, fíjate en el cuero o en fibras naturales como algodón, lana, lino y cáñamo. Los colores pueden ser tonalidades tierra, azules o lilas.
Para la iluminación emplea lámparas de diodos ubicadas en los muebles o mesas. También pueden estar colgadas o de pie.
Optimiza la decoración de casa utilizando los artículos de tu sala de manera funcional, lo puedes hacer con los sófa camas que se convierten de mueble a una cama confortable.
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Escoge tu comedor moderno con tonalidades que te convinen con tu sala y la decoración del espacio.
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Armoniza tu espacio de descanso, para que sea un lugar fresco, agradable y donde te sientas relajado.
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Decora tu cocina, con una buena iluminación y tonalidades claras.
BAÑOS
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