CONCEPTUALIZACION

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuente de la historia.



ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital:

*Archivo de Gestión

*Archivo Central

* Archivo Histórico

 

ARCHIVO DE GESTIÓN

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los Archivos de Gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO HISTÓRICO

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos por donación, deposito voluntario, adquisición o expropiación.
 

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

  

 

PRINCIPIOS PARA LA ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Principio de Procedencia:

Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Principio de Orden Original:

Establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

 

Clasificación documental:

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series, asuntos y/o temas).

Ordenación documental:

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.



Valoración Documental:

Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Depuración:

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción Documental:

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta

Foliación:

Acción de numerar hojas.

Digitalización:             

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.



 

Microfilmación:

Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.



TABLA DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

Es un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

A pesar de ser de obligatorio cumplimiento la elaboración y aplicación, pretende agilizar los procedimientos de producción, tramite y consulta de los documentos, permitir a la administración logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna en el servicio a los usuario internos y externos.

TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL

Es el listado de asuntos o temas a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Serie Documental:

Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Subserie:

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tipo Documental:

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formatos y contenido distintos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categorías diplomática.

Transferencias Documentales:

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las TRD y de TVD vigentes. Para ello se emplea el F.U.I.D.

OTROS NOMBRES QUE RECIBEN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN:

ESPAÑA: CALENDARIO DE CONSERVACIÓN.

BRASIL: TABLA DE TEMPORALIDAD.

ARGENTINA: TABLA DE PERMANENCIA.

REFLEXION:

 

Para lograr los objetivos propuestos debemos trabajar en equipo.