NORMATIVA SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA
LEY 4 1913: Régimen Político y Municipal
Artículo 289: Establece la obligación de la entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos, so pena de multas sucesivas.
Artículo 337: El Estado en los asuntos Nacionales, Departamentales y Municipales, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.
LEY 80 DE 1989
Crea el Archivo General de la Nación como el ente rector para fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
CONSTITUCIÓN NACIONAL
La Constitución Política Nacional regula el tema de los archivos en los siguientes artículos:
8 – 15 – 23 – 63 – 71 - 72 – 74 – 95.
8: Obligación del Estado en proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
15: Derecho a la intimidad personal y familiar y a su buen nombre. El Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
23: Derecho de las personas a presentar peticiones respetuosas a las autoridades.
(Ley 1437 de 2011 – Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) Vigencia julio 2012.
Título II – Derecho de Petición (art. 13 al 33) Declarados Inexequibles por la C.C. Sentencia C-818/11 con efecto diferido al 2014 - Requiere de una Ley estatutaria)
63: Los bienes de uso público…, el patrimonio arqueológico y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura..
72: El patrimonio cultural de la nación está bajo la protección del estado. (Ley Gral. Cultura 397/97 art. 4)
74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley.
95: Son deberes de la persona y del ciudadano:
- 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.
LEY 734 DE 2002
Código Único Disciplinario
Artículo 34. Son deberes de todo servidor público:
5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
ARCHIVO DE GESTION
PROTEGER EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE NUESTRA CIUDAD
ES NUESTRO DEBER
VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS
Disciplinariamente 5 Años
Fiscalmente 10 Años
Civilmente 10 Años
Penalmente 20 Años
Por Ley 80 /93 Art. 55: Prescripción de la responsabilidad contractual:
Disciplinariamente 10 Años
Civilmente
20 Años
Penalmente
LEY 190 DE 1995
(Anticorrupción)
Artículo 79: Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley. (Art. 23 - 74 CN)
LEY 527 DE 1999
Mensaje de Datos/Comercio Electrónico
Autoriza el uso de nuevas tecnologías: Mensajes de datos, Comercio electrónico, Firma digital, Sistemas de información.
LEY 594 DE 2000
- Regula la función archivística del Estado.
- Se aplica a la Administración Pública en todos sus niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
- Articula el SNA.
- Categorizan los archivos en Colombia.
- Establece la obligatoriedad de conformar los archivos públicos.
- Establece que la Administración pública debe garantizar las instalaciones necesarias para el funcionamiento de los archivos.
- Obligatoriedad de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos (Secretaria General)
- Capacitar a los funcionarios.
- Elaborar PGD, utilizando nuevas tecnologías y soportes.
- Formación de los archivos (ciclo vital del documento (AG. AC. AH).
- Obligatoriedad de elaborar y adoptar las TRD.
- Acceso y consulta de los documentos.
- Control y Vigilancia (AGN, Procuraduría y Contraloría).
- Título IX - Archivos privados.
ACUERDOS DEL CDAG
47/00 - Acceso a los documentos e información.
48/00 - Conservación preventiva y restauración documental.
49/00 - Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
50/00 - Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
56/00 - Acceso a los documentos públicos.
60/01 - Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales.
38/02 - Responsabilidad del S.P. frente a los documentos y archivos. (FUID)
39/02 - Procedimiento elaborar y aplicar TRD.
41/02- 15/03 - Reglamenta la entrega de documentos de entidades que se liquiden fusionen o privaticen. (Art. 20 Ley 594/00).
42/02 - Criterios para organizar los A.G.
02/04 - Lineamientos básicos para organizar fondos acumulados.
CIRCULARES
04/03 AGN y DAFP - Organización Historias Laborales.
12/04 – Orientaciones cumplimiento circular
004 / 2012 “Censo de Archivos e Inventario Documental relacionados con la Atención a Víctimas del Conflicto Armado en Colombia” (Ley 1448/11)
“Directrices Política Cero Papel en la Administración Pública”.
005 / 2012 AGN. “Recomendaciones para llevar a cabo Procesos de Digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel”
Dcto. 3666 de 2004 – Min-cultura:
“Día Nacional de los archivos en Colombia”.
LEY 872 / 2003
Crea el SGC en la Rama Ejecutiva
Crea el SGC en la Rama Ejecutiva
Decreto 4110 /04 - Adopta la
NTCGP: 1000:2004 – 2009
Numeral 4.2. Gestión Documental
(Control de documentos y registros).
3 Subsistemas: Control de Gestión.
3 Componentes: Información, Elementos:
Primaria, Secundaria y Sistemas de información.
LEY 1409 DE 2010
"Por el cual se reglamenta el ejercicio
Profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras Disposiciones”
Artículo 3°. De los profesionales de la "Archivística". Se entiende por profesionales de la archivística y están amparados por la presente ley, los profesionales técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales universitarios que hayan recibido título de formación en programas archivísticos en Instituciones de Educación Superior, cuyo título corresponda a los niveles señalados en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales vigentes en materia de educación superior.
DECRETO - LEY 0019 de 2012
“Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración Publica”.
Art. 13. Atención Especial a Infantes, Mujeres Gestantes, Personas en Situación de Discapacidad, Adultos Mayores y Veteranos de la Fuerza Pública. Todas las entidades del Estado o particulares que cumplan funciones administrativas, para efectos de sus actividades de atención al público, establecerán mecanismos de atención preferencial a infantes, personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública.
Suprime entre otros documentos:
-Certificado de supervivencia – A partir de julio 2012.
-Certificado judicial.
-Las declaraciones extra juicio se eliminan para los trámites que se adelanten ante las cajas de compensación familiar.
-A partir del 1 junio /12, los contratos estatales se publicaran en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) - En consecuencia, se elimina el Diario Único de Contratación.
-Se elimina la publicación de las convocatorias a licitación. En adelante, se informará mediante tres avisos, en la página web de la entidad contratante y en el Secop.
-La asignación de citas médicas y de odontología no podrá superar los tres días.
-Las historias clínicas que conserven las entidades en liquidación deberán entregarse a los usuarios, en un plazo máximo de dos meses.
-El tiempo de entrega de los medicamentos se reduce a 48 horas.
-Todos los formularios serán gratuitos. Las entidades que los exijan para sus trámites deberán estar disponibles a través de mecanismos electrónicos. El decreto otorga tres meses de plazo para cumplir con esta orden.
-Las autenticaciones para los actos de funcionarios o particulares con funciones administrativas.
Los documentos privados también se presumirán auténticos, excepto los relacionados con poderes especiales y las actas de las asambleas de accionistas, juntas de socios y Los que deban registrarse ante las cámaras de comercio.
-Las autoridades tampoco podrán rechazar solicitudes por errores de ortografía, mecanografía o aritméticos. Además, se suprime el requisito de la huella dactilar en todo documento, trámite o actuación.
DECRETO No. 2482 / 2012
“POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACIÓN DE LA PLANEACIÓN Y LA GESTIÓN”
Busca que el Estado Colombiano planifique de manera integral. Para ello ha involucrado: La Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, El Dpto. Nacional de Planeación, Archivo General de la Nación, Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, Ministerio de las TICS y la Agencia Nacional de Contratación Pública.
DECRETO No. 2482 / 2012
El DAFP podrá ajustar la metodología del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, cuando lo considere necesario en coordinación con las entidades mencionadas.
El Reporte de Avance de la Gestión de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional se deberá efectuar a más tardar el 30 de julio de 2013.
El Ministerio de las TICS será el encargado de elaborar la herramienta en línea que contenga el Formulario Único.
El monitoreo, control y evaluación estará a cargo del MECI.
DECRETO No. 2578 / 2012
"Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".
- Articula el S.N.A.
- Instancias Asesoras: Nacional, Territorial, Institucional.
- Conforma los Consejo Territoriales, Comité Interno de Archivo.
- Establece el Sistema Integral de Archivos Electrónicos SINAE – (Archivos Electrónicos en el Estado).
- Integración del S.N.A. A otros Sistemas: (Sistema Nacional de Cultura, de Ciencia y Tecnología, formación para el trabajo, de Patrimonio Nacional).
- Regula la Evaluación de los documentos de Archivo (valoración y eliminación).
- Planes de Acción de los Archivos Territoriales. Se deben involucrar las funciones de los Consejos Territoriales.
- Regula: Los inventarios documentales, la eliminación de documentos.
- Regula archivos de entidades privadas reguladas por el estado.
- El AGN desarrollara el proyecto de creación de la Red Nacional de Archivos mediante el uso de las tecnologías de la Información.
- 6 meses de plazo a las entidades territoriales para ajustarse a la presente norma.
DECRETO No. 2609 / 2012
“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”.
- Se aplica a cualquier tipo de información que se produzca y/o reciban las entidades públicas.
- La Gestión Documental es transversal y está bajo la Coordinación de los Secretarios Generales a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.
- Regula etapas de la Gestión Documental:
* Creación = Producción documental.
* Mantenimiento = Integridad estructural del documental.
* Difusión = Acceso, Consulta, Recuperación, Clasificación y Visualización del documento
* Administración = Todas las operaciones relativas a los documentos dentro del PGD.
- Instrumentos Archivísticos: para un Programa Gestión Documental.
* Cuadro de clasificación.
* TRD
* Programa de Gestión Documental. PGD
* Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR
* Inventario Documental.
* Modelo requisitos para la gestión de documentos Electrónicos.
* Banco de Términos.
* Mapa de procesos, flujos documentales, funciones unidades administrativas.
*Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicable a los documentos.
- Publicación del PGD en la Web de la entidad – Gobierno en línea.
- El AGN regulara la gestión de los documentos Electrónicos.
- El AGN cuando lo considere pertinente podrá realizar visitas de Inspección y vigilancia.
NORMATIVA MUNICIPAL
(Alcaldía de Santiago de Cali)
* Decreto 674/00- Conforma Comité de Archivo Alcaldía.
* Decreto 0094/03- Establece lineamientos para organizar los archivos de gestión.
* Decreto 0850/04 – Ordena la adopción y difusión de las TRD en la Administración Central.
* Instructivo Organización A.G.
* Decreto 0420/06- Conforma el Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali.
* Decreto 0654/11 – Adopta el Sistema de Gestión Documental Orfeo, que remplazará el Sistema QAP en la Administración Central Municipal”.
ACUERDO MUNICIPAL No.161 / 2005
“POR MEDIO DEL CUAL SE DISPONE LA OBLIGATORIEDAD DEL DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION CENTRAL Y DESCENTRALIZADAS DEL MUNICIPIO DE CALI”.
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